« Secrétaire assistant médico-social »

Cette formation conduit à l’obtention du titre certifié N°de fiche RNCP36805 – Niveau de qualification 4 – Secrétaire assistant médico-social

Agrément de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi. Formation agréée par le Ministère du travail du plein emploi et de l’insertion.

Type de formation : Formation en alternance

Heures de formation : 552 h

Durée de la formation : 12 à 14 mois

Objectifs de la formation
Secrétaire assistant médico-social

Le secrétaire assistant médico-social assure, au sein des structures sanitaires, médico-sociales ou sociales, l’accueil et la prise en charge des patients et des usagers, la planification des activités du service, le traitement et le suivi administratif des dossiers, la coordination des opérations liées au parcours des patients ou des usagers. Il exerce dans le respect des procédures et de la réglementation en vigueur, en utilisant la terminologie et les techniques spécifiques au secteur et respectant le secret professionnel.

Compétences

Compétence 1 : Produire des documents professionnels courants

Saisir et présenter des documents professionnels courants en utilisant l’application bureautique la plus appropriée à la production attendue ou le progiciel propre au secteur d’activité, en respectant la charte graphique et les consignes données, afin de transmettre les informations de manière adaptée et dans les délais impartis aux destinataires internes et externes à l’entreprise.

 Critères d’évaluation :

  • L’information transmise est fiable
  • Les règles orthographiques et syntaxiques sont respectées
  • Les normes typographiques et de présentation sont respectées
  • Les délais et les consignes sont respectés
  • La production est conforme à l'objectif visé
Compétence 2 : Communiquer des informations par écrit

À partir d’une prise de notes, d’une recherche d’informations, de consignes ou pour les besoins du service, rédiger et présenter des écrits professionnels à usage interne et externe pour communiquer des informations de façon efficace et en assurer le suivi. Sélectionner et exploiter des informations afin de les restituer au destinataire sous une forme adaptée au contenu et au besoin (mail, courrier à partir de modèles, note, compte rendu, diaporama).

Critères d’évaluation :

  • Les règles orthographiques et syntaxiques sont respectées
  • L’information transmise est fiable
  • L’information transmise répond au résultat recherché
  • Le mode de transmission de l’information est adapté la situation
  • Les écrits répondent aux normes de la communication professionnelle
Compétence 3 : Assurer la traçabilité et la conservation des informations

Concevoir et mettre en oeuvre un plan de classement pour garantir l’accessibilité aux dossiers par les tiers habilités. Organiser de façon ergonomique le classement et l’archivage physiques et numériques des documents et des mails selon les règles en vigueur, en veillant à la sécurité et à la confidentialité des informations.

Dans une perspective de dématérialisation des documents, les numériser et les nommer en vue de leur classement ou leur archivage sur un disque interne partagé, selon les règles et procédures de la structure.

 Critères d’évaluation :

  • Les règles de classement sont respectées
  • Les mails sont classés de façon à assurer un traitement efficace
  • Le classement physique est organisé de façon ergonomique
  • Le classement permet une recherche aisée et rapide
Compétence 4 : Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement

Afin de contribuer au bon fonctionnement du service et à la satisfaction des interlocuteurs, accueillir des visiteurs et les orienter vers les personnes et services concernés conformément aux procédures. Traiter les appels entrants et sortants sur différents canaux (téléphone, messagerie instantanée, plateforme de communication unifiée) en adoptant un ton et une expression adaptés. Assurer la transmission des messages en utilisant de façon adéquate les outils de communication synchrones ou asynchrones.

 Critères d’évaluation :

  • L’interlocuteur est écouté et sa demande est prise en compte
  • L’expression orale est claire et adaptée à l’interlocuteur
  • Les informations transmises sont fiables
  • Le mode de communication est adapté à l’interlocuteur et au message
  • L’attitude est courtoise quelle que soit la situation
Compétence 5 : Planifier et organiser les activités de l'équipe

Dans le respect des délais et d’un budget définis par la hiérarchie, anticiper, planifier les rendez-vous et organiser les réunions et les déplacements d’une équipe. Utiliser à bon escient les outils de planification et de gestion de temps, tenir à jour les agendas et plannings, informer les interlocuteurs concernés des modifications et alerter en cas de difficultés d’organisation prévisibles. Assurer l’organisation logistique des activités en fonction des contraintes et établir le suivi des budgets correspondants.

 Critères d’évaluation :

  • Les contraintes de temps et de budget sont prises en compte
  • Les données nécessaires à l’établissement des budgets et de leur suivi sont justes
  • Les priorités sont prises en compte
  • La mise à jour des informations est fiable
  • Les personnes sont informées de toute modification dans l'organisation de leurs activités
Compétence 6 : Renseigner et orienter le public dans un service sanitaire, médico-social ou social

En tenant compte des procédures, renseigner et orienter, de manière individualisée, des interlocuteurs internes ou externes, par téléphone ou en face à face, à l’occasion d’une consultation ou d’un examen médical, d’une admission, d’une demande de renseignements ou d’une communication d’informations, dans le respect de la législation et des règles d’identitovigilance.

Écouter avec attention, analyser les demandes et y répondre, avec clarté et empathie, tout en se limitant au recueil et à la transmission des informations strictement nécessaires. Filtrer les appels et apporter une première réponse avant orientation vers la personne ou le service compétent, à l’interne ou à l’externe. Gérer le flux et l’attente des patients ou des usagers.

 

 

Critères d’évaluation :

  • La demande de l’interlocuteur et la situation sont correctement comprises
  • La réponse apportée répond au besoin
  • La posture et l’expression orale sont adaptées à la situation et au public
  • La confidentialité est respectée
  • Les procédures et les règles d’identitovigilance sont respectées
  • L’attitude est courtoise quelle que soit la situation
Compétence 7 : Planifier et gérer les rendez-vous de patients ou d'usagers

Afin de répondre au besoin des patients ou des usagers et d’optimiser le fonctionnement du service, prendre, planifier et confirmer des rendez-vous internes ou externes (de consultation, d’admission, d’évaluation, d’examen,…), par téléphone, en face en face ou par écrit, dans le respect de la législation, de la démarche qualité et des règles d’identitovigilance. Saisir les rendez-vous et assurer la gestion quotidienne des agendas des praticiens et intervenants de l’équipe, du service ou du pôle.

Lors de la prise de rendez-vous par téléphone, gérer le flux des demandes en veillant à la qualité des appels décrochés.

 Critères d’évaluation :

      • L’interlocuteur est écouté et sa demande est prise en compte
      • Le rendez-vous proposé ou la réponse apportée répondent au besoin La posture et l’expression orale sont adaptées à la situation et au public
      • La traçabilité des rendez-vous est assurée
      • Les procédures ou les consignes de prise de rendez-vous sont respectées
      • Les règles d’identitovigilance sont respectées
      • L’attitude est courtoise quelle que soit la situation
Compétence 8 : Assurer la prise en charge médico-administrative et sociale du patient ou de l'usager

Afin de faciliter et d’optimiser le parcours de soins d’un patient ou le circuit de prise en charge sociale d’un usager, recueillir et enregistrer les informations et les documents nécessaires à sa prise en charge, dans le respect de la législation, du secret professionnel et des règles d’identitovigilance. Conseiller le patient ou l’usager en vue de la constitution de son dossier et lui fournir les réponses adaptées à ses besoins spécifiques. Organiser l’admission d’un patient ou d’un usager, sa sortie ou son transfert vers d’autres structures.

Vérifier la validité et la cohérence des informations collectées. Numériser les documents nécessaires à la constitution des dossiers. Conformément aux consignes, établir des devis et réaliser la facturation, saisir les actes et prestations. Gérer les tiers payants et la télétransmission des feuilles de soins électroniques, l’encaissement des actes, des séjours, ... En effectuer la déclaration auprès des autorités compétentes, organismes de sécurité sociale, complémentaires santé, ... Gérer les impayés et les relances.

 Critères d’évaluation :

  • Les dossiers constitués sont complets et cohérents
  • La confidentialité est respectée
  • Les procédures et les règles d’identitovigilancesont respectées
  • L’information communiquée au patient ou à l’usager est exacte
  • Les données saisies sont fiables
  • Les dates ou échéances sont respectées
Compétence 9 : Retranscrire des informations à caractère médical ou social

A partir d’enregistrements audio et/ou vidéo, de notes manuscrites ou saisies à l’aide d’un clavier d’ordinateur, saisir et mettre en forme des documents à caractère médical ou social (courriers, lettres de liaison, observations ou comptes rendus médicaux, rapports de situations sociales, certificats, prescriptions médicales, …) en utilisant les outils de retranscription et les logiciels et supports appropriés à la production attendue. Dans le cas de textes préalablement enregistrés par reconnaissance vocale, procéder à leur relecture et aux corrections orthographiques ou grammaticales, mettre en page et compléter, si nécessaire, le contenu des documents.

Dans le respect des procédures de l’établissement et de la démarche qualité, du secret professionnel et des règles d’identitovigilance, et après validation par le professionnel compétent, transmettre les informations aux patients, usagers, professionnels de santé ou autres correspondants identifiés, sous la forme requise (matérialisée ou dématérialisée) en tenant compte de l’urgence de la situation et dans les délais légaux.

 Critères d’évaluation :

  • La retranscription est fidèle à l’enregistrement
  • La terminologie spécialisée est maîtrisée
  • Les règles orthographiques et syntaxiques sont respectées
  • Les procédures et les délais sont respectés
  • La confidentialité et les règles d’identitovigilance sont respectées
  • La mise en forme et la mise en page sont conformes aux normes professionnelles
Compétence 10 : Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers de patients ou d'usagers

Dans le cadre de l’optimisation de la continuité des soins et de l’accompagnement des personnes, assurer au quotidien la mise à jour et le suivi des dossiers actifs de patients ou d’usagers, conformément aux consignes et dans le respect des règles d’identitovigilance, de confidentialité et de traçabilité de l’information applicables au secteur. Assurer la réception, le tri et la diffusion du courrier. Classer les documents et archiver les dossiers sous forme matérialisée et/ou dématérialisée en veillant à leur sécurité et en tenant compte des délais légaux de conservation. Répondre aux demandes d’accès aux dossiers conformément à la réglementation.

A chaque visite ou changement de situation d’un patient ou d’un usager, vérifier l’exactitude des données administratives, la complétude et l’organisation des dossiers, rechercher les informations manquantes, renseigner le système d’information, numériser, nommer et enregistrer les pièces à ajouter à son dossier.

 Critères d’évaluation :

  • Les dossiers constitués sont complets et organisés
  • Les informations transmises répondent au besoin
  • La confidentialité est respectée
  • Les procédures et les règles d’identitovigilance sont respectées
  • Les données saisies sont fiables
  • Les dates, délais ou échéances sont respectés
Compétence 11 : Coordonner les opérations liées au parcours du patient ou de l'usager

Afin d’assurer la continuité et la sécurité des soins ou de la prise en charge sociale d’un patient ou d’un usager, identifier, coordonner et programmer les actions à mettre en œuvre tout au long de son parcours. A chaque étape du processus de soins ou d’accompagnement (consultation, examen, évaluation, admission, hospitalisation, transfert, sortie, …), en fonction des besoins spécifiques du patient ou de l’usager, s’assurer de la mise à disposition des moyens et ressources nécessaires et effectuer les réservations requises (salles, blocs, matériels, équipements, produits et consommables médicaux ou paramédicaux, transports) en optimisant les plannings et en tenant compte des impératifs d’organisation.

Dans le respect des consignes et du secret professionnel, assurer la transmission des informations aux interlocuteurs concernés. Participer aux réunions de coordination pluridisciplinaires (réunions de service, de synthèse, de concertation, …), en rédiger l’ordre du jour et les comptes rendus ou conclusions. Dans le respect des procédures, passer les commandes de fournitures administratives, en gérer les stocks et anticiper les besoins.

 Critères d’évaluation :

  • Le niveau de délégation accordé est respecté
  • La confidentialité est respectée
  • Les actions et les intervenants sont clairement identifiés
  • La planification des interventions correspond au besoin
  • L’information est relayée de façon fiable et exploitable
  • Les contraintes de temps et les priorités sont prises en compte
Compétence 12 : Élaborer et actualiser des tableaux de suivi dans un service sanitaire, médico- social ou social

En fonction des besoins de la structure ou des demandes des autorités compétentes, collecter, vérifier et exploiter des données chiffrées issues du système d’information interne ou provenant de différentes autres sources identifiées.

Élaborer et actualiser des tableaux de suivi et de statistiques simples et en présenter les contenus sous forme graphique. Vérifier la cohérence des résultats avec l’objectif recherché et mettre en évidence les éléments significatifs pour faciliter l’analyse et la prise de décision.

Critères d’évaluation :

  • Les données saisies sont fiables
  • Les calculs sont exacts et donnent un résultat exploitable
  • L’organisation des données facilite la lecture du tableau
  • Le choix du graphique est cohérent avec l’objectif visé
  • Les calculs sont automatisés de façon pertinente
  • Le commentaire met en évidence les éléments significatifs

Évaluation finale

Les compétences des candidats pour l’accès au titre professionnel  » Secrétaire assistant médico-social  » sont évaluées par un jury au vu :

  • D’une mise en situation professionnelle éventuellement complétée par un entretien technique, questionnaire professionnel, …
  • De la réalisation d’un Dossier Professionnel (DP).
  • Des résultats des évaluations passées en cours de formation (ECF : à la fin de chaque module + mises en situation professionnelles).
  • D’un entretien avec le jury destiné à vérifier le niveau de maîtrise de compétences requises pour l’exercice des activités composant le titre visé.
  • Mise en situation professionnelle et entretiens

Voir la fiche RNCP

Infos en +

Procédure d’admission 

Pour intégrer le parcours continu de formation :  

  • Réaliser un entretien de motivation 
  • valider un test de connaissances 
  • valider un test de frappe dactylographique 
Validation par bloc de compétence

Depuis 2018, toute formation, inscrite au RCNP, doit être découpée en bloc de compétences. Le CQP donne donc la possibilité de valider un ou plusieurs blocs.  

Débouchés de la formation
  • secrétaire médical 
  • secrétaire médico-social 
  • secrétaire social 
  • assistant médico-administratif 
  • assistant médical 
  • secrétaire hospitalier 
  • télésecrétaire médical

Les différents secteurs concernés sont principalement, tant dans le secteur public que privé ou associatif.

Prérequis
  • Pré- requis niveau V (FR), 3 (UE)
  • Savoir être accueillant, à l’écoute, et disponible.
  • Le public visé : Tout public adulte.
Certificateurs
  • DREETS (Directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités)
Code(s) NSF

Code(s) NSF :

  • 324t : Saisie, mise en forme et communication des données

Formacode(s) :

  • 43421 : Accueil hôpital
  • 43401 : Dossier soin
  • 35056 : Télésecrétariat
  • 35035 : Secrétariat assistanat spécialisé
  • 35015 : Secrétariat assistanat médicosocial

 Date d’échéance de l’enregistrement : 01-09-2025

Secrétaire assistant médico-social

Lieux de formation

Montpellier

Narbonne

Perpignan

Toulouse

Bordeaux

Tarif

En alternance : aucun frais pédagogique n’est à la charge de l’alternant – financement par l’entreprise d’accueil via l’OPCO de branche (Santé ou EP)

Suite de parcours possible :

Suite à cette formation, les apprenants peuvent s’orienter et poursuivre leur cursus vers des formations :  

  • RH / Gestion (gestion des personnels et administrative des cabinets médicaux) 
  • Coordinateur de maison de santé 
  • Assistant médical (CAP Assistant médical) 

Les + de Keyce Santé

Une approche complète théorique et pratique : des connaissances acquises grâce à l’alternance de cours, de travail personnel, d’e-formation, de partages.

Un encadrement performant : formateurs, conférenciers et consultants spécialisés interviennent en qualité de professionnels pour dispenser un enseignement de haut niveau.

Des outils efficaces : un abonnement à un progiciel pour s’entrainer à la frappe rapide, des pc mis à disposition, des ressources médicales…

2 Salles de cours dédiées :

  • 1 pour la théorie avec écran tactile ou rétroprojecteur et système audio.
  • 1 pour la pratique et les mises en situation avec ordinateurs équipés de casques et pédales.

Livret d’accueil remis dès la rentrée avec toutes les consignes à respecter (pour le thème, le rapport de stage, le DP, les oraux…) en vue de la certification finale.

Modalités d’accès 

Prise de rendez-vous téléphonique ou par mail (délai de réponse 48 h) pour un rendez-vous physique ou en visio afin de vous renseigner et programme la procédure d’admission.

Handicap

Formation Ophtalmologie

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PROCHAINE JOURNÉE PORTES OUVERTES

Admission
Documentation